集計値から案件の背景まで確認する｜社内データ可視化BIの開発例

この開発例では、管理部門が定例会議に向けて案件の進捗を集計する場面を想定しています。数字をまとめても、会議で「どの案件が含まれるか」と聞かれると元の記録を探す必要がある、という業務を設計の出発点にしています。

初めに確認するのは、会議で使う期間、部門、進捗区分と、それぞれの数字が何を表すかです。部門ごとに区分の意味が違う場合、同じ名称で足し合わせても比較の前提がそろいません。グラフの種類を決める前に、対象となる案件と定義を整理する設計です。

担当者は対象期間と部門を選び、進捗区分別の案件数を確認します。気になる区分の案件を絞り込み、明細から状況を確かめます。責任者はその情報をもとに、担当部門へ確認する対象を決めます。

この開発例で想定するのは、経営・管理部門の担当者が定例会議で部門別の進捗を確認する場面です。対象期間と更新時刻を確認し、同じ条件で集計した案件数を見ます。

進捗区分の内訳から確認したい対象を選び、その区分の案件明細へ進みます。個別案件の情報を見てから、担当部門に状況を確認するものを決める流れです。グラフだけでは分からない背景を、元の記録と合わせて理解します。

会議のために数字をまとめる段階と、数字を見て次の対応を選ぶ段階の両方を扱います。BIの役割を、集計資料の作成だけで終わらせないことが、この設計例の主題です。

全体の集計だけを表示するより、部門や進捗区分を選び、その数字に含まれる案件へ進める構成を採ります。会議中に確認対象を絞り、担当部門へ何を聞くかを考えるためです。集計と明細には同じ期間・条件を適用し、更新時刻も判断の材料として表示することを検討します。

運用の利用例としては、管理者が件数の変化を見て、対象の案件を調べてから次の確認を依頼する場面です。導入後の改善を想定するなら、会議で使わない指標を減らす、よく見る明細を開きやすくする、といった調整が考えられます。集計資料の作成から、会議での判断までを扱う設計例です。

外部BI製品の標準画面に業務を合わせるのではなく、会議で全体を見てから対象案件を選ぶ順序に沿ってWeb画面を設計します。期間・部門・進捗区分を同じ条件で切り替える構成です。

元データの取込と表示を分け、更新に失敗した場合も、表示している数字の時点を確認できるようにします。取込件数と集計件数、明細の関係も検証する設計です。

部門ごとのデータを集める場合、情報が更新された時点がそろっているとは限りません。新しい記録が未反映の数字と、更新済みの数字を同じ前提で比較すると、状況を誤って理解するおそれがあります。

このため、表示する値に加え、更新時刻と取込結果を確認する設計を想定しています。取込に失敗した場合も、最後に確認できる情報の時点を把握したうえで利用する構成です。

取込件数、集計件数、明細の件数が一致するかも検証します。業務データを取り込んでグラフを表示するだけでなく、数字の前提を説明できる状態を目指します。

想定する支援範囲は、定例報告の業務整理、指標とデータ項目の定義、取込・集計・画面設計、開発、テスト、リリース対応、追加開発、運用保守です。

部門・進捗区分別の集計値と元の案件明細を、同じ対象期間で確認できる状態を目指します。数字を再集計する作業だけでなく、会議で次に確認する対象を選ぶことまでをBIの役割として整理します。

本記事は案件進捗の可視化を想定した開発例です。導入済み企業や削減効果を示す実績ではありません。

対象業務と必要な機能を整理するところからご相談いただけます。既存システムとの関係も含めて、開発範囲を検討します。

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